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GESTIÓN DOCUMENTAL DIGITALIZADA

/octubre/2010 10

Los papeles, en regla

La gestión de documentos de una mutua como MAZ produce cifras de vértigo. Y más si lo multiplicamos por el casi centenar de delegaciones de toda la península. El resultado es que en MAZ se gestionan una media de 600.000 documentos al año. Conviertan estos números en folios y encuentren el espacio necesario para su al-macenamiento. Y ahora, intenten encontrar uno de esos documentos y enviarlo al departamento correspondiente a la mayor brevedad de tiempo.

La cada vez mayor falta de espacio físico pero, sobre todo, la ne-cesidad de unifcar todo el fondo documental de MAZ y hacerlo accesible rápidamente a cualquiera de sus delegaciones fueron las razones que llevaron a la mutua a iniciar su proceso de gestión electrónica documental de sus archivos en 2003.

Desde entonces, y en una sola plataforma, todos los documentos de MAZ están centralizados en un único lugar y disponibles de ma-nera inmediata y accesible desde cualquiera de las delegaciones.

Hablar de gestión documental digitalizada no sólo supone escanear los documentos. La ventaja es que podemos incluir en su digita-lización una serie de parámetros y palabras clave que nos van a permitir una búsqueda rápida.

Desde la implantación de este sistema, pionero en el ámbito de la salud, se ha reducido drásticamente el tiempo de búsqueda de

documentos e información, al poder realizarse a través de una sen-cilla consulta informática. Y, además, permite el seguimiento y la trazabilidad de los movimientos de los expedientes entre las distin-tas sedes de MAZ en España.

El proyecto, paso a paso

La enorme cantidad de material documental acumulado a lo largo de los años obligó a abordar este proyecto por etapas, con el fn de asegurar su viabilidad.

Antes de su puesta en marcha, Multitec, consultora con amplia experiencia en la digitalización de archivos, realizó una consulto-ría previa en la que seleccionaron los documentos a digitalizar y a determinar aquellos que se podían eliminar tras su digitalización. Además, se analizaron las bases de datos ya existentes en MAZ para reutilizarlas y así reducir costes.

Del papel al ratón