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La gestión documental conlleva una serie de benefcios en la relación de MAZ con sus mutualistas:

• Disponibilidad de documentos sin restricciones horarias ni geográfcas.

• Acceso más rápido a la

información, al realizarse las consultas mediante una sencilla búsqueda.

• Reducción de los tiempos de búsqueda de documentos e información.

• Mejora de la seguridad de la información al poder restringir el acceso, modifcación y copia de los documentos.

• Permite el seguimiento y trazabilidad de los movimientos de los expedientes en las distintas sedes de MAZ

Una vez fnalizado este estudio, se re-copilaron todos los documentos de to-das las delegaciones de MAZ que iban a pasar por este proceso de digitalización. Este paso se realizó de manera escalona-da, de forma que los usuarios tuviesen un periodo de adaptación hacia la nueva forma de consultar documentos. Además, y durante esta etapa, la documentación estaba perfectamente identifcada para su inmediata localización en caso de ne-cesidad de consulta urgente por parte de cualquiera de las delegaciones.

Para reducir los posibles errores, el per-sonal de Multitec escaneó manualmente cada uno de los documentos, y tras su escaneo realizó una verifcación de cada uno de ellos para asegurar que se corres-pondía con el original. Y durante todo el proyecto, se llevaron a cabo controles en integración para evitar la duplicidad de documentos y como fltro de posibles errores durante las fases previas. Parale-lamente al escaneado, y en colaboración con el Departamento TIC de MAZ, se rea-lizó la instalación del programa de soft-ware “Visualtec”, el gestor documental de Multitec y se formó al personal para su manejo en todas las delegaciones.

Datos seguros

Con la implantación de un sistema de gestión documental, se asegura la priva-cidad de los datos privados de los mu-tualistas, al cumplirse con los requisitos de la LOPD y mejorar la seguridad de la información al restringir el acceso, la mo-difcación y la copia de los documentos.

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mutuamente REPORTAJE

Historia clínica digital

Si hasta la fecha tan sólo se habían digitalizado expedientes administra-tivos, en la actualidad el servicio de Gestión Documental ha ampliado sus servicios con la digitalización de la historia clínica, que se une a la implementación de la historia electrónica, actualmente en fase de desarrollo.

Nuestro objetivo es conseguir el seguimiento clínico de nuestros pa-cientes desde cualquiera de nues-tros centros las 24 horas. Una de nuestras metas es ser una de las entidades sanitarias pioneras en la no generación de papel, consiguien-do un ahorro considerable tanto en recursos materiales como humanos y contribuyendo a la conservación del medioambiente.

“Desde su implantación se ha reducido drásticamente el tiempo de búsqueda de documentos e información, al realizarse a través de una sencilla consulta informática. Y permite el seguimiento y la trazabilidad de los movimientos de los expedientes entre las distintas sedes.”