Page 11 - revista-mutua-maz-mutuamente-catala-20111026

La gestió documental comporta una sèrie de benefcis en la relació de MAZ amb els seus mutualistes:

• Disponibilitat de documents sense restriccions horàries ni geogràfques.

• Accés més ràpid a la informació, al realitzar-les consultes mitjançant una senzilla recerca.

• Reducció dels temps de recerca de documents i informació.

• Millora de la seguretat de la informació al poder restringir l’accés, modifcació y còpia dels documents.

• Permet el seguiment i traçabilitat dels moviments dels expedients en les diferents

Un cop fnalitzat aquest estudi, es van recopilar tots els documents de totes les delegacions de MAZ que anaven a passar per aquest procés de digitalització. Aquest pas es va realitzar de manera esglaonada, de manera que els usuaris tinguessin un període d’adaptació cap a la nova forma de consultar documents. A més, i durant aquesta etapa, la documentació estava perfectament identifcada per la seva im-mediata localització en cas de necessitat de consulta urgent per part de qualsevol de les delegacions.

Per reduir els possibles errors, el personal de Multitec escaneja manualment cada un dels documents, i després del seu es-caneig realitza una verifcació de cada un d’ells per assegurar-se que correspongui amb l’original. I durant tot el projecte, es van dur a terme controls en integració per evitar la duplicitat de documents i com a fltre de possibles errors durant les fases prèvies. Paral·lelament l’escaneja’t, i en col·laboració amb el Departament TIC de MAZ, es va realitzar la instal·lació del pro-grama “Visualtec”, el gestor documental de Multitec i es va formar al personal per el seu maneig en totes les delegacions.

Dades segures

Amb la implantació d’un sistema de ges-tió documental, s’assegura la privacitat de les dades privades dels mutualistes, al complir-se amb els requisits de la LOPD i millorar la seguretat de la informació al restringir l’accés, la modifcació i la còpia dels documents.

/novembre/2010 11

mutuamente REPORTATGE

Història clínica digital

Si fns ara només s’havien digita-litzat expedientes administratius, en l’actualitat el servei de Gestió Documental ha ampliat els seus serveis amb la digitalització de la història clínica, que s’uneix a la implementació de la història elec-trònica, actualment en fase de des-envolupament.

El nostre objectiu és aconseguir el seguiment clínic dels nostres pa-cients des de qualsevol dels nostres centres les 24 hores. Una de les nostres fnalitats és ser una de les entitats sanitàries pioneres en la no generació de paper, aconseguint un estalvi considerable tant en recursos materials com humans i contribuint a la conservació ambient.

“Des de la seva

implantació s’ha reduït dràsticament el temps de recerca de documents i informació, a realitzar a través de una senzilla consulta informàtica. I permet el seguiment i la traçabilitat dels moviments dels expedients entre les diferents seus.”