Page 10 - revista-mutua-maz-mutuamente-catala-20111026

GESTIÓ DOCUMENTAL DIGITALITZADA

/novembre/2010 10

Els papers, en regla

La cada vegada major manca d’espai físic però, sobretot, la ne-cessitat d’unifcar tot el fons documental de MAZ i fer-ho acces-sible ràpidament a qualsevol de les seves delegacions van ser les raons que van portar a la mútua a iniciar el seu procés de gestió electrònica documental dels seus arxius el 2003.

Des de llavors, i en una sola plataforma, tots els documents de MAZ estan centralitzats en un únic lloc i disponibles de manera immediata i accessible des de qualsevol de les delegacions.

Parlar de gestió documental digitalitzada no només suposa es-canejar els documents. L’avantatge és que podem incloure en la seva digitalització una sèrie de paràmetres i paraules clau que ens van a permetre una cerca ràpida.

Des de la implantació d’aquest sistema, pioner en l’àmbit de la salut, s’ha reduït dràsticament el temps de recerca de documents i

informació, en poder realitzar-se a través d’una senzilla consulta in-formàtica. I, a més, permet el seguiment i la traçabilitat dels movi-ments dels expedients entre les diferents seus de MAZ a Espanya.

El projecte, pas a pas

L’enorme quantitat de material documental acumulat al llarg dels anys va obligar a abordar aquest projecte per etapes, per tal d’assegurar la seva viabilitat.

Abans de donar el pas, Multitec, consultora amb àmplia expe-riència en la digitalització d’arxius, va realitzar una consultoria prèvia en la que van seleccionar els documents a digitalitzar i a determinar aquells que es podien eliminar després de la seva digitalització. A més, es van analitzar les bases de dades ja exis-tents a MAZ per reutilitzar i així reduir costos.

Del paper al ratolí

La gestió de documents d’una mútua com MAZ produeix xifres de vertigen. I més si ho multipliquem pel gairebé centenar de delegacions de tota la península. El resultat és que a MAZ es gestionen una mitjana de 600.000 do-cuments a l’any. Converteixin aquests números en folis i trobin l’espai necessari per al seu emmagatzematge. I ara, intentin trobar un d’aquests documents i enviar-lo al departament corresponent al més aviat possible.